Article de blog

Tout savoir sur les fiches de paie et les contrats de travail dématérialisés

TRANSFORMATION DIGITALE
Dématérialisation RH

En pleine transformation numérique des entreprises -mutation d’ailleurs soutenue et encouragée par le gouvernement-, la dématérialisation des documents est devenue un passage obligé de la révolution en marche. Ses bénéfices sont nombreux, car elle permet de supprimer les tâches sans valeur ajoutée : gain de temps pour les entreprises sur les démarches administratives, confidentialité des données, recherche et archivage des documents facilités, accès simplifié, moins de risques de perte d’un document, etc…

Après une dématérialisation comptable -factures- déjà entamée, l’un des principaux postes pour lequel les entreprises montrent aujourd’hui un intérêt croissant est la dématérialisation RH, autrement dit, la substitution entre autres, du bulletin de paie papier par le bulletin de paie numérique, du contrat de travail papier par le contrat de travail numérique.

En effet, le service des ressources humaines est le service le plus consommateur de papier au sein d’une entreprise, car il traite : les demandes de congés, les notes de frais, les formulaires d’évaluation, les contrats de travail, les bulletins de salaires… Les dépenses financières liées sont donc particulièrement élevées, ainsi que les dépenses en temps de gestion des documents, ne permettant pas aux employés de ce service d’optimiser leur temps de travail.

La dématérialisation des fiches de paie et des contrats de travail apparaît donc comme la solution pour pallier à ce problème. Leur traitement totalement automatisé, offre de vrais gains de productivité -l’indexation électronique des documents les rend facilement et rapidement accessibles-, des économie financières évidentes et concrètes, sans oublier un impact écologique moindre.

Parmi les principales économies financières : les coûts du papier, d’impression, de mise sous pli, du dépôt Poste et de l’affranchissement ou encore de l’archivage “papier”. Ainsi, on peut estimer que la dématérialisation d’un document représente une économie de l’ordre de 50% à 70% par rapport au traitement d’un document papier.

Dématérialisation des bulletins de paie
Dématérialisation des bulletins de paie

Mais qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation consiste à remplacer les documents au format papier -des salariés et de l’entreprise- par des documents au format électronique, tout en conservant les garanties et les normes exigées par les différentes obligations légales liées au format papier. A terme, le but est de supprimer dans son intégralité l’utilisation de documents papier au profit de documents numériques, mis en commun grâce à des solutions adaptées et conçues pour simplifier la vie des entreprises.

La dématérialisation entre également dans une démarche écologique et environnementale, car en supprimant le papier elle permet de supprimer la pollution et le gaspillage, liés à son utilisation (fabrication, destruction…).

La dématérialisation des documents est un enjeu RSE que DPii Telecom & Services appréhende parfaitement depuis plus de 30 ans.

Après avoir développé la solution EDC de dématérialisation des factures -clients privés, CHORUS, fournisseurs-, DPii Telecom & Services s’est attaqué à la dématérialisation des bulletins de paie, des contrats de travail, en ajoutant à son offre EDC des options complémentaires. La spécialité de DPii Telecom & Services : accompagner les entreprises dans l’intégralité de leur démarche en matière de dématérialisation.

Dématérialisation des contrats de travail

Pourquoi dématérialiser les fiches de paie et les contrats de travail ?

Depuis 2009, le Code du travail offre la possibilité à l’employeur de remettre au salarié son bulletin de paie sous format électronique, sous réserve, d’une part que le salarié donne son accord et d’autre part que la remise s’effectue dans des conditions garantissant l’intégrité et la confidentialité des données. La loi Travail El Khomri du 8 août 2016 vient simplifier la procédure : le bulletin de salaire numérique est désormais la norme et c’est au salarié de se manifester, s’il désire le recevoir au format papier. La loi pose également de nouvelles protections en termes de conservation, de protection et de confidentialité des données.

La dimension première de la mise en place de la dématérialisation des fiches de paie et des contrats de travail, est de réduire l’impact écologique et environnemental de l’utilisation du papier.

La seconde est de réduire les coûts liés à l’utilisation du papier, tel que : les coûts d’impression et de traitement des documents. En effet, les solutions GED (Gestion Électronique de Documents) optimisent le temps de gestion et de recherche des documents, car elles classent elles-mêmes les documents permettant de les retrouver facilement et rapidement depuis n’importe quelle plateforme. Elles évitent aussi le risque d’égarer les documents, car selon la loi, les documents doivent être conservés pendant une durée légale -50 ans pour les bulletins de paie et 10 ans minimum pour les contrats-.

Plusieurs normes viennent régir le monde de la digitalisation, afin que les entreprises qui utilisent ces solutions soient dans la légalité la plus totale. De nombreux dispositifs assurent également l’intégrité et la confidentialité absolue des données, lors d’échanges ou d’envois de documents.

Par exemple, DPii Telecom & Services a développé la solution EDC avec les options EDC PAIE ou CONTRATS, permettant d’horodater, de signer et d’archiver les fiches de paie et les contrats -ou tout autre document RH- en répondant à 100% aux obligations légales en vigueur.

Archivage légal des bulletins de paie et des contrats de travail

Quels bénéfices à la dématérialisation des documents RH et essentiellement des bulletins de paie ?

Dématérialiser des fiches de paie, par exemple, présente de nombreux avantages, tant pour l’employeur que pour le salariés.

Pour l’employeur :
– Suppression des coûts d’impression et des mises sous pli,
– Optimisation du temps de travail,
– Respect des obligations légales.

Pour le salarié :
– Ses fiches de paie sont disponibles et consultables à tout moment,
– Elles sont archivées 50 ans sur une plateforme est accessible depuis son smartphone, son PC ou sa tablette,
– Ses données sont totalement confidentielles.

D’après le décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité, les bulletins de paie doivent être disponibles –archivés-, soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.

En cas de fermeture du service de mise à disposition des fiches de paie, ou de cessation d’activité du prestataire assurant la conservation des bulletins, il y a l’obligation légale d’en informer les utilisateurs au moins trois mois avant la date de fermeture, afin qu’ils puissent récupérer leur bulletins de paie.

Les clefs de la réussite pour dématérialiser les documents RH

Les bulletins de paie et les contrats de travail dématérialisés, en résumé

Pour conclure, la dématérialisation des bulletins de paie et des contrats de travail permet de simplifier la gestion, de réduire l’impact écologique tout en respectant la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des données, grâce à un encadrement et des obligations légales garanties. Elle entre également parfaitement dans la démarche de numérisation des entreprises, souhaitée par le gouvernement.

related posts

comments

There are 0 comment on "Tout savoir sur les fiches de paie et les contrats de travail dématérialisés"

add a comment