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TOUT SAVOIR SUR LA FACTUR-X

La facture électronique est arrivée au début des années 1990. Très peu utilisée à cette époque, en raison de la récente révolution qu’a été internet, la facture électronique est aujourd’hui de plus en plus plébiscitée par les entreprises, quelle que soit leur taille. Pourquoi ? Car la perspective d’un gain de temps et d’un gain d’argent rend la facture électronique particulièrement attractive aux yeux des entreprises. Par ailleurs, la facture électronique actuelle devrait bientôt être remplacée par la factur-X, une nouvelle norme de facturation électronique mixte.

Mais qu’est-ce que la factur-X ?

Plusieurs normes viennent régir le monde de la digitalisation afin que l’intégralité des entreprises qui utilisent ces solutions soient dans la légalité et dans l’égalité la plus totale. Le Portail Chorus Pro mis en œuvre par l’état est par exemple la preuve d’une numérisation grandissante et d’un besoin sans cesse croissant d’automatisation de la gestion des factures. Ainsi la facturation électronique est devenue obligatoire depuis janvier 2017 pour toutes les entreprises ayant comme client une entité publique (mairie, école, gouvernement…)

La factur-X c’est le nouveau format de la facture électronique pour bon nombre d’acteurs du marché. C’est un standard franco-allemand de facture mixte ou « hybrid » qui est la conséquence de la norme Sémantique Européenne EN16931. Cela consiste à recevoir une facture incluant 2 formats en un seul document. La factur-X est à la fois une facture au format PDF et donc lisible pour son utilisateur qui peut ainsi contrôler l’exactitude des informations, mais également un ensemble de données structurées au format XML qui permet un traitement automatisé des données directement par l’ordinateur.

Mais qu’est-ce que la factur-X ?

L’abondance des modèles de facture électronique en Europe et l’absence d’interopérabilité se traduisent par une complexité extrême, une insécurité juridique et des coûts de fonctionnement auxiliaires importants pour les opérateurs économiques qui utilisent des factures électroniques dans plusieurs États membres de l’UE. Ce constat, a conduit les organismes de normalisation européen à proposer un modèle sémantique de données pour tous les éléments dit « essentiels » à une facture électronique européenne standardisée.

La norme EN16931 est donc le résultat de ce constat. Neutre en termes de technologie afin d’éviter une concurrence déloyale, compatible avec les normes internationales en matière de facture électronique, elle permet également d’éviter les entorses à la loi pour tous les fournisseurs étrangers.

Ce standard franco-allemand a pour objectif premier de permettre aux fournisseurs, de créer de la valeur ajoutée, contenant un maximum d’informations sous un format structuré, s’ils en ont la capacité, et de laisser le récepteur libre d’utiliser ou non l’ensemble des données envoyées en fonction de son organisation interne. Le second est de simplifier, encore plus, le traitement des documents électroniques de l’entreprise. Même si le traitement d’une facture électronique est bien plus rapide que le traitement de sa version papier, cette dernière nécessite encore un court traitement pour des actions telles que le contrôle de données. En effet chaque donnée est différente d’un pays à l’autre, un numéro de téléphone va par exemple être écrit en 10 chiffres, ou parfois avec le +33 ou encore avec des espaces. Sauf que certains logiciels ne reconnaîtront pas le format des données. C’est la raison pour laquelle la norme EN16931 a été mise en place car elle permet de structurer ces données et ainsi d’avoir un même format pour tous les Etats de l’Union Européenne. C’est un précieux temps de gagné car il n’y a plus besoin de reprendre les documents et de remettre les données sous le « bon » format étant donné que la factur X est le nouveau standard de la facture électronique.

A qui est destinée la factur-X ?

La factur-X est destinée à toutes les entreprises désireuses d’automatiser leur processus. Néanmoins, les entreprises n’étant pas toutes équipées de la même façon ou du même logiciel, plusieurs profils de données ont été créés afin que toutes les tailles d’entreprises aient accès à la factur-X :

  • Profil Minimum: données de base exigée par la plateforme Chorus Pro
  • Profil Basic: avec ou sans ligne de facture
  • Profil EN16931: intégralité des données prévues dans la norme sémantique européenne

Les modèles de la norme permettent d’éviter de se retrouver face à des textes non structurés, donc impropres au traitement automatique. Une fois les modèles de données définis, la norme explique au système informatique ce que sont ces suites de lettres ou de chiffres, afin qu’elle les affecte à un champ défini. Ces 3 profils doivent également permettre aux entreprises de choisir celui qui leur correspond le plus et ainsi de répondre au mieux à leurs besoins. Cette distinction de profil est la plus profitable aux TPE et PME qui peuvent donc accéder à ce format de facture électronique européenne standardisée sans changer leur processus de travail, ni investir dans de nouveaux logiciels qui permettraient de lire le profil EN16931. Profil qui ne serait par ailleurs pas nécessairement intéressant pour des entreprises de tailles moyennes.

Destinée également aux éditeurs et intégrateurs de logiciels, la norme EN16931 configure les formats de facture électroniques mixte qui seront utilisés par les administrations territoriales et nationales de l’Union européenne.

 

L’éditeur français DPii Télécom et services propose la factur-X, permettant ainsi à ses clients de répondre à toutes les normes françaises mais aussi européennes.

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