L’ARCHIVAGE
Archivage électronique légal
Les fonctions de l’archivage : garder l’intégrité, l’authenticité, la pérennité, la confidentialité, la sécurité et l’accessibilité du document archivé.
Un projet d’archivage électronique à valeur probante est une démarche active. La mise en place d’un SAE ou son externalisation, nécessite la mise en œuvre d’une “politique d’archivage”.
Pour un archivage ou un coffre-fort à valeur légale et probatoire, les documents PDF horodatés, signés et transmis, sont gérés par un partenaire tiers de confiance, norme Z42-013, ISO 27001 & 14001, Label FNTC TA, agrément Archives Publiques et HDS (Hébergeur de Données de Santé).
Le coût d’un archivage électronique peut se faire “au document” ou “au GIGA” .
Les consultations de documents archivés dans le SAE sont effectuées à partir de la GED (Gestion Électronique de Documents) intégrée DPII EDC qui intègre 5 zones de recherche en base.
DURÉE D’ARCHIVAGE
Il est impératif d’appliquer les durées d’archivage électroniques légales de conservation des documents dans :
- Le respect des obligations légales de l’entreprise.
- La conformité au régime légal de la preuve.
Ce respect des normes facilitera la gestion de votre activité au quotidien et vous permettra d’optimiser vos coûts, en détruisant les documents dont la durée de conservation est écoulée.
La durée d’archivage varie donc selon le type de document dématérialisé à archiver, par exemple :
- 10 ans pour les factures,
- 50 ans pour les bulletins de paie.
